donderdag 6 maart 2014

RDM Ondersteuning: achter de schermen van een training

De training research data management voor informatiespecialisten van de UBA is over de helft - tijd om een kijkje achter de schermen te geven: hoe gaat het opzetten en uitvoeren van deze training in z'n werk?

Tijdens een uitgebreid vergelijkend warenonderzoek van bestaande RDM-trainingen en RDM-websites identificeerde ik in oktober vorig jaar zes thema's voor de training: onderzoeksdata en datamanagement, datamanagementplanning, data opslaan en bewaren, data organiseren en beschrijven, regels rondom research data, en data delen en hergebruiken. Op grond van de resultaten van de vragenlijst die mijn collega's in november invulden, voegde ik data en dienstverlening als zevende thema toe. In principe zou elk thema een eigen trainingsbijeenkomst krijgen.

Aan RDMRose ontleende ik het idee om voor elk thema ten minste twee bestanden te maken: een PowerPointpresentatie en een Worddocument met 'Notes', eventueel aangevuld met één of meer Worddocumenten voor oefeningen. De Notes bevatten de leerdoelen van een bijeenkomst, de gerelateerde vragen uit de vragenlijst, de voorbereidingsopdracht(en), en het programma van de bijeenkomst. In de voorlopige versie van elke Notes nam ik ook alvast een grove opzet voor de bijbehorende presentatie op: een lijstje van onderwerpen die aan de orde zouden moeten komen en links naar informatie die ik zou kunnen gebruiken.

Elk thema heeft eind vorig jaar al een eigen submap in mijn Dropbox gekregen, met daarin het PowerPointbestand en de Notes voor dat thema. In deze submappen verzamel ik ook de pdf-bestanden die als informatiebron bij het thema kunnen dienen. Ideeën voor oefeningen of voorbeelden die me te binnen schieten, relevante links die ik tegenkom: ik zet ze in de betreffende Notes, waar ze rustig op me wachten tot ik ze nodig heb.

In de week vóór een trainingsbijeenkomst begint het 'echte' werk: de Notes doornemen, verzamelde informatie schiften, structuur aanbrengen, interactieve onderdelen bedenken, de PowerPointpresentatie vullen, gericht zoeken naar informatie die nog ontbreekt, inschatten hoeveel tijd elk onderdeel van de bijeenkomst in beslag gaat nemen, en bepalen hoe mijn collega's zich op de volgende bijeenkomst zullen gaan voorbereiden. Van eventuele oefeningen maak ik aparte Worddocumenten, en ik zorg voor een transcript van video's die we tijdens een bijeenkomst kijken.

Ik heb me een paar keer afgevraagd of ik niet twee thema's in elkaar moest schuiven tot één bijeenkomst. Met wat passen en meten hadden de introductie van onderzoeksdata(management) en datamanagementplanning misschien wel in één bijeenkomst gepast, net als 'data opslaan en bewaren' en 'data organiseren en beschrijven'; en ook tussen de thema's 'regels rondom research data' en 'data delen en hergebruiken' zit overlap. Ik heb het niet gedaan, en ben daar nu blij om: we zijn tot nu toe steeds eerder tijd te kort gekomen dan dat er tijd overbleef, er is alle ruimte voor vragen en oefeningen, en van collega's hoor ik dat een beetje herhaling juist helpt om verbanden te zien en te onthouden.

Omdat ik tot daags vóór een bijeenkomst bezig ben met bijschaven, is mijn plan om de Notes al vóór een bijeenkomst te verspreiden, gesneuveld. Mijn collega's krijgen tijdens de bijeenkomst een print van Notes, oefeningen en videotranscript. Na afloop van de bijeenkomst zet ik deze bestanden, met de PowerPointpresentatie, in de cursusmap op onze netwerkschijf. Collega's die verhinderd zijn, nemen aan de hand van de Notes zelf, vóór de volgende bijeenkomst twee weken later, de stof van de gemiste bijeenkomst door. Als ik er de ervaringen tijdens de bijeenkomst in verwerkt en de feedback van een collega-trainster op gekregen heb, publiceer ik de bestanden via figshare.

Een ander idee dat sneuvelde, is het uitnodigen van gastsprekers. Op verzoek van collega's die op een andere locatie werken dan waar de training plaatsvindt, beginnen de trainingsbijeenkomsten om 9.00 uur 's morgens, zodat zij geen extra tijd kwijt zijn aan heen en weer reizen - maar dat tijdstip leent zich minder goed voor het uitnodigen van gastsprekers. Daarnaast zijn gastsprekers vaak deskundig op één of enkele aspecten van een thema, terwijl ik in de beperkte tijd van twee uur per bijeenkomst graag zo veel mogelijk aspecten van elk thema aan de orde wil laten komen - het is per slot van rekening een basistraining. De gastsprekers bewaar ik daarom voor vervolgbijeenkomsten die ik wil gaan beleggen om de kennis uit deze basistraining up to date te houden en te verdiepen.

Afbeelding: Jørgen Stamp | DigitalBevaring

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen