vrijdag 15 augustus 2014

RDM Ondersteuning: de website

Bron: RDM-brochure University of Leicester
Na het trainen van mijn collega's is het inrichten, vullen en online brengen van een website over research data management de tweede grote klus binnen mijn project. Voor het maken van een aparte UvA-website over onderzoeksdata-management heb ik een aantal redenen:
  • omdat in workshops of trainingen niet (altijd) alle aspecten van research data management de revue kunnen passeren, is het prettig om naar een online bron te kunnen verwijzen;
  • een helpdesk zal niet 24/7 bemenst kunnen zijn, terwijl onderzoekers een website wel 24/7 kunnen raadplegen;
  • de informatie op bestaande websites over onderzoeksdata en datamanagement is niet (altijd) afgestemd op een Nederlandse context of UvA-omstandigheden;
  • op de website van de Bibliotheek stond wel een pagina over dataopslagvoorzieningen, maar onderzoeksdatamanagement omvat meer dan opslaan alleen en die ene pagina zou binnen de structuur van de Bibliotheekwebsite lastig uit te breiden zijn;
  • informatie over onderzoeksdatamanagement op de Bibliotheekwebsite onderbrengen zou, ten onrechte, de indruk kunnen wekken dat het ondersteunen van onderzoeksdatamanagement aan de UvA alleen het werk van de Bibliotheek is.
Een aparte RDM-website dus... maar welke informatie moet daar te vinden zijn en welke indeling zorgt ervoor dat onderzoekers snel de pagina vinden die ze nodig hebben?

Net als bij het voorbereiden van de RDM-training van mijn collega's begin ik met een uitgebreid vergelijkend warenonderzoek, dit keer van bestaande universitaire webpagina's over research data management. Met het Nederlandstalige aanbod ben ik vrij snel klaar: eigenlijk bieden alleen de Universiteitsbibliotheken van Leiden en Utrecht meer dan een online equivalent van een (half) A4'tje. Mijn inspiratie komt - opnieuw - vooral uit Groot-Brittannië, van de universiteiten van Leicester en Bath en de London School of Hygiene and Tropical Medicine (LSHTM).

De kern van de RDM-website van de University of Leicester bestaat uit vier rubrieken: Create, Organise, Keep, en Find and Share. Die thema's vormen voor onderzoekers een heldere ingang, vanuit wat hij of zij met data wil gaan doen. Dat spoort met de adviezen over web task management van Gerry McGovern wiens nieuwsbrief ik al een tijdje met instemming lees: vul je website niet met wat jij allemaal te melden hebt, maar vraag je af wat een bezoeker op jouw website komt doen en richt je website(navigatie) zo in dat hij of zij dat snel en eenvoudig kán doen.

De RDM-pagina's van de University of Bath hebben een soortgelijke indeling als die van Leicester, maar daarnaast is op de openingspagina alle informatie ook nog eens gerangschikt naar stadium van het onderzoek: onder de vraag "What to do when..." staan in drie blokken links naar pagina's die relevant zijn tijdens het plannen, tijdens het uitvoeren en tijdens het afronden van een onderzoeksproject. Dat biedt onderzoekers een tweede ingang, vanuit het stadium waarin zijn of haar onderzoek zich bevindt. De RDM-website van de LSHTM blinkt vooral uit door volledigheid: deze website bevat informatie over onderwerpen die ik op andere RDM-websites niet of niet zo uitgebreid ben tegengekomen.

Op basis van met name deze drie websites zet ik een structuur voor de RDM-website van de UvA in elkaar. Basisinformatie die toepasbaar is in alle vakgebieden wil ik onderbrengen in vier secties: Plannen, Organiseren, Opslaan en Delen. Voor elk van deze secties maak ik een lijstje met onderwerpen (pagina's) die erin moeten komen. Informatie over ondersteuning en training komt, net als op de websites van Leicester en Bath, in een aparte sectie Ondersteuning. Naar voorbeeld van het centrale UvAweb en de website van de Bibliotheek komt er ook een sectie Disciplines. Daarvoor schrijven mijn informatiespecialistcollega's, als eindopdracht van hun training, elk een pagina over research data management in hun eigen vakgebied.

De basisteksten schrijf ik zelf. Dat doe ik in eerste instantie in een Worddocument, één pagina voor elke webpagina die er moet gaan komen. Om de haverklap raak ik in dat bestand de weg kwijt: ik scroll me een ongeluk om 'even' te kijken wat ik op een vorige of latere pagina ook alweer geschreven heb, en daardoor schiet het schrijven niet op. Nadat ik op het idee kom de teksten in een Google Site te zetten, verlies ik het overzicht niet meer en gaat het schrijven een stuk sneller. Ook kan ik, als ik bijna klaar ben, mijn collega's beter laten meekijken: voor hen is de Google Site een stuk prettiger om te bekijken dan een Worddocument waaraan maar geen einde lijkt te komen.

Aanvankelijk heb ik tijdens het schrijven steeds ten minste bovenstaande drie, en vaak nog meer RDM-websites open staan. Dat lijkt handig, maar te veel inspiratie blijkt verlammend te werken. Als ik mezelf erop betrap dat ik meer zit te vertalen dan dat ik eigen teksten schrijf, gooi ik mijn browser dicht en zoek ik de presentaties op die ik voor de training van mijn collega's gemaakt heb. Ik gebruik ze als handvat en schrijf slides uit tot lopende tekst, en controleer aan de hand van de slides of ik in de webtekst niets vergeten ben.

Tijdens het schrijven besluit ik de rubrieken Organiseren en Opslaan in elkaar te schuiven tot één rubriek Bewaren. Over het organiseren van bestanden heb ik niet genoeg schrijfstof om een aparte rubriek te rechtvaardigen; bovendien zijn organiseren en opslaan nauw met elkaar verbonden: opslaan zonder te organiseren is 'n slecht plan, en organiseren zonder opslaan wordt lastig. In een rubriek Introductie breng ik een pagina over het waarom van onderzoeksdatamanagement onder; in deze rubriek staan - naar voorbeeld van Bath - ook de pagina's Voor onderzoek, Tijdens onderzoek en Na onderzoek: pagina's met een selectie van links naar informatie die in elk van deze onderzoeksstadia van belang kan zijn. Naar deze introductiepagina's verwijs ik op de homepagina van de website.

http://rdm.uva.nl/
Na een paar dagen knippen en plakken van Google Sites naar content management systeem Hippo kan ik mijn collega's half juli melden dat de Nederlandstalige RDM-website online is. Beeldredacteur Monique Kooijmans zorgt ervoor dat de data-foto's van collega Janneke Staaks een mooie omlijsting van de website gaan vormen.

Daarmee zit fase één van de RDM-website erop. In fase twee komen de vakspecifieke pagina's erbij en krijgt de site een Engelstalige evenknie, in fase drie gaan we ons wagen aan online training...

donderdag 14 augustus 2014

Evaluatie van een training

Resultaten november 2013 (klik voor vergroting)
Een half jaar geleden schreef ik over de vragenlijst die ik mijn collega's informatiespecialisten in november vorig jaar voorlegde om te achterhalen wat zij tijdens een training in (het ondersteunen van) research data management zouden willen leren. Ik besloot die blogpost met: "Als mijn collega's me tegen het einde van de training nog niet zat zijn, leg ik de vragenlijst nogmaals aan hen voor. Als de grafiek dan 'n stuk groener uitpakt, hebben we met z'n allen iets goed gedaan :-)"

Ik moet bekennen dat ik niet bij mijn collega's geïnformeerd heb of ze me zat waren voordat ik hen de vragenlijst in mei van dit jaar, na afloop van de training, nogmaals voorschotelde. Als de kans bestaat dat je antwoorden krijgt die je niet horen wilt, moet je een vraag niet stellen, zoiets ;-) Wel heb ik de laatste, open vraag aangepast. Voorafgaand aan de training vroeg ik mijn collega's wat ze wilden leren, na afloop van de training vroeg ik hun mening over de training: "Wat vond jij van de training? Denk daarbij aan de inhoud van de training, het lesmateriaal, de vorm (bijeenkomsten plus voorbereidingswerk), de tijd die er voor jou in is gaan zitten, de communicatie over de training, de docent, kortom: aan alles wat deze training voor jou tot een (on)aangename bezigheid heeft gemaakt."

Verschillende collega's vroegen zich in reactie op deze vraag hardop af of de training niet te vroeg gekomen was, maar één van hen voegde daar direct aan toe dat als RDM binnen haar faculteit een thema wordt, zij daar in elk geval nu al goed op is voorbereid. De training had van een deel van mijn collega's wat compacter gemogen, het tempo wat hoger, en het aandeel zelfwerkzaamheid wat groter. Ook hadden ze graag onderzoekers zelf aan het woord gehoord. Dat zijn praktische opmerkingen die ik in mijn oren heb geknoopt, zowel voor ander onderwijs dat ik geef als voor de opfrisbijeenkomsten die op de training zullen volgen. Over communicatie, documentatie en organisatie van de training kreeg ik louter complimenten - ik heb ze ingelijst in mijn achterhoofd ;-)

(klik voor vergroting)
De twintig gesloten vragen bleven hetzelfde als in de vragenlijst van november, evenals de manier van antwoorden: beoordelen op een schaal van 0 (= ik heb geen idee wat het antwoord op de vraag is) tot en met 4 (= ik kan de vraag prima beantwoorden).

Bij het bestuderen van de resultaten viel mij één ding in het bijzonder op. Op de vraag "Hoe kan de Bibliotheek onderzoeksdatamanagement ondersteunen?" werd vóór en na de training even vaak 'dat weet ik ongeveer' geantwoord, terwijl de score van het antwoord 'dat weet ik goed' van 5 naar 9 steeg. Echter: als het niet over de rol van de Bibliotheek in het algemeen, maar over veranderingen in de eigen werkzaamheden gaat, lijkt de onzekerheid toegenomen. Van de 6 'goeds' die de vraag "Hoe verandert jouw werk als het gevolg van het ondersteunen van onderzoeksdatamanagement?" in november nog kreeg, is er niet één meer over, en de 7 'ongeveers' zijn er 11 geworden.

Resultaten mei 2014 (klik voor vergroting)
Maar wat bij vergelijking van beide grafieken het eerst en het meest opvalt, is dat de grafiek van na de training aanzienlijk groener is dan die van vóór de training. Al weten we dan nog niet helemaal precies hoe onze ondersteuning er in de praktijk uit gaat zien, we hebben er de kennis voor in huis. Met dank aan mijn collega's voor hun aanwezigheid, inbreng en leergierigheid!




In november 2013 werd de vragenlijst ingevuld door 20, in mei 2014 door 19 collega's. Drie collega's vulden de lijst in november wel in, maar kwamen er in mei niet aan toe. Twee collega's vulden de lijst in november niet, maar in mei wel in. De vragenlijst is onder CC BY-SA-licentie beschikbaar via figshare (Worddocument met toelichting).